Artbiz: minder administratie, meer tijd voor kunst
Wie een galerie of kunstuitleen runt, doet dat waarschijnlijk niet vanwege de administratie. Het draait om kunst, kunstenaars, klanten en het vinden van de juiste match tussen die drie. Toch gaat er achter de schermen vaak veel tijd zitten in contracten, facturen, incasso’s, klantgegevens, verhuuradministratie en het actueel houden van de website. Precies daar ligt de oorsprong van Artbiz.
Ontstaan vanuit de praktijk
Artbiz is niet begonnen als een softwarepakket waarvoor later een geschikte markt werd gezocht. Het initiatief kwam vanuit een aantal bestaande galeries die zich naast de verkoop van kunst ook bezighielden met kunstuitleen.
Juist dat laatste is belangrijk. Kunstuitleen kent in Nederland een aantal heel specifieke processen die je niet zomaar terugvindt in een standaard CRM-, voorraad- of boekhoudpakket. Vanuit de behoefte om deze processen goed te ondersteunen, ontstond het idee voor eigen software.
De oorspronkelijke ontwikkeling bleek uiteindelijk lastiger dan gedacht. Op dat moment zijn wij ingestapt. We hebben de software overgenomen, de ontwikkeling afgemaakt en zijn het pakket daarna steeds verder gaan uitbreiden en verbeteren.
Inmiddels zijn we vele jaren en heel veel ontwikkelingen verder. Artbiz wordt dagelijks gebruikt door galeries en kunstuitlenen in Nederland, waarbij sommige klanten al meer dan tien jaar met de software werken.
Software die werkt – maar hoeveel werk kost het?
Wanneer we met een galerie in gesprek komen, horen we regelmatig dat de bestaande manier van werken eigenlijk prima functioneert. En dat kan natuurlijk ook zo zijn. De interessantere vraag is wat ons betreft: hoeveel tijd kost het om die manier van werken te laten functioneren?
Als klantgegevens in het ene systeem staan, kunstwerken in een spreadsheet worden bijgehouden, contracten handmatig worden gemaakt en informatie daarna opnieuw op de website moet worden ingevoerd, kan alles uiteindelijk prima werken. Maar ondertussen wordt dezelfde informatie op meerdere plekken verwerkt en gaat er iedere week tijd verloren aan handelingen die weinig met het eigenlijke vak te maken hebben.
Daar proberen we met Artbiz het verschil te maken. Een klant zal bijvoorbeeld nog steeds ingevoerd moeten worden. Maar zodra die gegevens beschikbaar zijn, kunnen ze vervolgens worden gebruikt voor onder andere contracten, facturen en incasso’s. Informatie over kunstwerken kan vanuit Artbiz gekoppeld worden aan de website, zodat dezelfde gegevens niet op verschillende plekken opnieuw bijgehouden hoeven te worden.
We proberen handmatig werk weg te nemen waar dat praktisch mogelijk is. Niet omdat automatiseren op zichzelf het doel is, maar omdat tijd waardevol is. Een uur dat niet aan administratie besteed hoeft te worden, kan worden besteed aan een kunstenaar, een klant of de verkoop van een kunstwerk.
Eén Artbiz, voor alle klanten
Dat betekent overigens niet dat we voor iedere galerie een volledig eigen versie van Artbiz bouwen. Integendeel. We werken bewust met één versie van de software voor al onze klanten. Daarmee voorkomen we dat er tientallen verschillende varianten ontstaan die uiteindelijk nauwelijks nog goed te onderhouden en verder te ontwikkelen zijn.
Tegelijkertijd luisteren we nadrukkelijk naar onze gebruikers. Wanneer een klant een nieuwe functionaliteit nodig heeft, kijken we of die ontwikkeling ook waarde heeft voor andere Artbiz-gebruikers. Als meerdere organisaties er baat bij hebben, proberen we klanten bij elkaar te brengen en kan gezamenlijk in de ontwikkeling worden geïnvesteerd.
Zo groeit Artbiz mee met de praktijk, terwijl het één gezamenlijk platform blijft. Na zoveel jaren ontwikkeling merken we bovendien dat het pakket inmiddels een groot deel van de processen binnen galeries en kunstuitlenen kan ondersteunen.
Wanneer maakt Artbiz het grootste verschil?
De omvang van een organisatie is daarbij eigenlijk niet zo belangrijk. Artbiz kan interessant zijn voor zowel een kleine galerie als een grote kunstuitleen. Het verschil zit vooral in de huidige manier van werken.
Wanneer er nog veel met papier, losse spreadsheets en verschillende systemen wordt gewerkt, kan de impact van één centraal systeem groot zijn. Niet alleen omdat processen sneller verlopen, maar ook omdat informatie op één plek beschikbaar is.
Voor organisaties die al beschikken over uitgebreide maatwerksoftware of een groot enterprise-systeem zal die winst logischerwijs kleiner zijn. Echter kan een overstap wel weer interessant blijken als deze software verouderd of niet langer ondersteund wordt.
Waar we vooral naar streven is dat onze klanten Artbiz ervaren als een betrouwbare en intuïtieve tijdsbespaarder: snel te leren, prettig om dagelijks mee te werken en met persoonlijke ondersteuning wanneer dat nodig is.
Een van de dingen waar we daarom juist trots op zijn, zijn de klanten die we nauwelijks spreken. Dat klinkt misschien vreemd voor een bedrijf dat persoonlijke ondersteuning belangrijk vindt. Maar als een klant Artbiz iedere dag gebruikt en ons jarenlang bijna nooit nodig heeft, betekent dat meestal iets positiefs: de software doet gewoon wat hij moet doen.
Technologie moet ondersteunen, niet in de weg zitten
Tegelijkertijd vinden we het belangrijk dat Artbiz zich blijft ontwikkelen. De technologische mogelijkheden veranderen snel. Op dit moment is AI daarvan natuurlijk het duidelijkste voorbeeld. Wij geloven niet dat iedere mogelijke functie ineens van AI voorzien moet worden omdat de technologie beschikbaar is. Voor ons heeft AI straks vooral een ondersteunende rol. Wanneer het kan helpen om administratieve processen verder te vereenvoudigen of automatiseren, wordt het interessant.
De menselijke kant van een galerie willen we juist niet vervangen. Het gesprek met een kunstenaar, het adviseren van een klant en het enthousiast maken van iemand voor een kunstwerk zijn precies de onderdelen waar mensen het verschil maken.
Onze visie op technologie is daarom eigenlijk heel eenvoudig: laat software werk overnemen waar software goed in is, zodat mensen hun tijd kunnen besteden waar mensen goed in zijn.
Daarbij zien we voor onszelf ook een rol als partner. Nieuwe technologie kan veel mogelijkheden bieden, maar het is niet altijd duidelijk wat daadwerkelijk nuttig is. We willen onze klanten helpen om daarin de juiste keuzes te maken en nieuwe mogelijkheden toe te passen waar ze in de praktijk echt iets toevoegen.
Minder administratie als maatstaf voor succes
We hebben door de jaren heen veel tijd en energie geïnvesteerd in Artbiz en in het uitbreiden van onze klantenkring. Natuurlijk willen we dat die investering resulteert in een gezond en succesvol softwareproduct. Maar succes betekent voor ons ook dat de organisaties die Artbiz gebruiken zelf succesvol kunnen blijven.
Als we een kunstuitleen de middelen kunnen geven om efficiënter te werken, als een galerie minder tijd kwijt is aan dubbele administratie of als we klanten kunnen helpen om nieuwe technologie op een praktische manier toe te passen, dan dragen we daar een klein stukje aan bij.
Uiteindelijk is onze eigen maatstaf eigenlijk heel eenvoudig:
Wanneer een klant na een jaar Artbiz terugkijkt en het gevoel heeft dat administratie een kleiner onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering is geworden, dan doet Artbiz waarvoor het bedoeld is.
Minder tijd voor administratie
Meer tijd voor kunst, kunstenaars en klanten
En vooral: meer ruimte om vooruit te kijken
