Voordat je met de Artbiz software aan de slag gaat moet de vestigingsinformatie op orde zijn. Zonder deze informatie kan de software niet goed functioneren. Daarnaast is het raadzaam om het veldenbeheer te doorlopen. Hieronder vind je alle uitleg die nodig is om zowel de vestigingsinformatie als de velden op orde te maken.

Vestiginginfo

Let op: Vestiginginfo is belangrijke informatie voor het functioneren van de software. Legen velden of incorrecte data kan voor kritische problemen zorgen. Ben dus voorzichtig met deze informatie en eventueele aanpassingen. Maak je gebruik van meerdere vestigingen dan moet deze informatie voor iedere vestiging aangelegd worden.

Vestiginginfo vullen

Bank gegevens:

  • IBan & BIC
  • Incassant ID en naam t.b.v. SEPA incasso: Een Incassant ID is een uniek kenmerk voor organisaties die betalingen incasseren via SEPA incasso. Het moet worden opgenomen in elke SEPA incasso zodat de betaler en de bank van de betaler:
    • Elke SEPA incasso kunnen verifiëren
    • Een terugboeking kunnen aanvragen of een klacht kunnen indienen
    • Het bestaan van een machtiging kunnen checken als een betaling wordt aangevraagd
  • Omschrijving:
  • Bank naam & woonplaats:

 

Bank opties:

  • Bank contract
  • Bank factuur
  • Bank incasso
  • Bank factuur auto
  • Bank lidmaatschap

 

Adres gegevens vestiging

  • Straat + Huisnummer
  • Postcode, Plaats, Land
  • BTW nummer
  • KvK nummer
  • Telefoon
  • Fax
  • GSM
  • E-mail
  • Website

 

Betaling instellingen:

  • Prijs voor lidmaatschap per jaar (euro)
  • Standaard betalingsconditie (dagen)
  • Standaard BTW percentage (kies)
  • Layout omschrijving op factuur:

{“kunst_id”:”Kunstnummer: {{value}}”,”artiest_naam”:”{{value}}”,”kunst_titel”:”{{value}}”,”kunst_breedte”:”B: {{value}}cm”,”kunst_hoogte”:”H: {{value}}cm”,”kunst_diepte”:”D: {{value}}cm”,”kunst_produktiejaar”:”Jaar: {{value}}”,”kunst_volgnummer”:”Editienummer: {{value}}”}

  • BTW weergave op factuur: Letters of percentages (B.v. “H” of “Incl. 21 % BTW”)
  • Kwartaal standaard manden: voor betaal methode “rekening per kwartaal”)
  • Halfjaar standaard maanden: voor betaal methode “rekening per half jaar”)
  • Jaar standaard maand: voor betaal methode “rekening per jaar”)
  • Bundel SEPA tot 1 bestand: Hiermee worden nieuwe en bestaande klanten in één bestand samengevoegd. Standaard zijn deze opgesplitst in “First” (nieuwe klant) en “Recurring” (bestaande klant) om problemen te voorkomen bij foute data nieuwe klanten.

 

Automatische herinnering en opvolging incasso met iDeal link

  • Instellingen in dagen

Veldenbeheer

Artiest velden

  • Aanheffen: Opties voor veld “Aanhef” tijdens aanmaken kunstenaar

 

Kunstwerk velden

  • Extra kunstwerkvelden: Voeg hier alle extra velden toe die nodig zijn, let wel dat er geen dubbele info op verschillende plekken aangelegd wordt. Deze informatie is zichtbaar in het kunstwerken tabblad “Extra informatie” en kan bewerkt worden in het tabblad “Extra velden”
  • Betaal methodes: Dit zijn de opties om aan te geven hoe voor de inkoop van het kunstwerk betaald is
  • BTW Percentages: Dit zijn de opties voor de verschillende BTW percentages voor de verkoopprijs
    • Omschrijving: Dit is een tekstueele omschrijving zoals zichtbaar op factuur
    • Percentage: Het percentage BTW in hele cijfers, Excl. 21 % BTW = 21
    • Inclusief BTW: Vink dit aan als de prijs inclusief BTW is
    • BTW Code: Kies je ervoor om de BTW Code te laten zien op facturen dan verschijnt deze code (In te stellen bij “Vestiging”)
  • Locaties: Geeft aan waar het kunstwerk is. Bij gebruik van meerder vestigingen moet hier geen naam van vestiging opgenomen worden, voorbeelden: “Klant”,”Etalage”,”Magazijn”,”Lijstafdeling”
  • Veld labels: Voeg hier alle extra velden toe die nodig zijn, let wel dat er geen dubbele info op verschillende plekken aangelegd wordt. Deze informatie staat in het tabblad “Stam gegevens”
  • Kunstgroepen: Kan gebruikt worden om kunstwerken te groeperen t.b.v. website koppeling (voorbeeld “Expositie Mei 2023” of “Collectie 2021”)
  • Glas: Opties om glas t.b.v. inlijsting te definiëren
  • Lijstsoorten: Opties om lijst soort t.b.v. inlijsting te definiëren
  • Lijstbronnen: Opties om lijst bron t.b.v. inlijsting te definiëren
  • Prijsfactoren: Hierin kunnen veel gebruikte factoren voor (calculatie) berekenen verkoop op basis van inkoop opgeslagen worden

 

Verhuur velden

  • Contracttypes: Indien een factuur betaald is zijn dit de opties om aan te geven hoe deze is betaald.
  • Huurperiodes: Hierin zijn de standaard huur periodes aan te passen. Pas enkel de waardes van de bestaande aan, voeg geen nieuwe toe.
  • Maand percentages: Hierin zijn de standaard maand percentages aan te passen. Pas enkel de waardes van de bestaande aan, voeg geen nieuwe toe.

 

Klant velden

  • Aanheffen: Opties voor veld “Aanhef” tijdens aanmaken klant
  • Bedrijfstypes: Opties voor veld “KVK-vorm” tijdens registreren van zakelijk ID
  • Emailtypes: Opties voor veld “E-mailadres” tijdens aanmaken klant
  • Functies: Opties voor veld “Functie” tijdens aanmaken van secundair contactpersoon naar de klant in tabblad “Contactpersonen”
  • Communicaties: Opties voor 3 velden onder “Contact” tijdens aanmaken klant voor registratie van telefoon/fax-nummers
  • ID Soorten: Opties voor veld “ID soort” tijdens registreren van particulier ID
  • Relatiesoorten: Opties voor veld “Relatie vorm” onder bankgegevens tijdens aanmaken klant
  • Voorkeuren: Opties voor veld “Selectie” tijdens het invoeren van voorkeuren, voorbeeld “Ets”,”
  • Reden tot klant: Opties voor veld “Hoe bij ons terecht gekomen” tijdens aanmaken klant

 

PDF templates

  • Factuur template: Template welke gebruikt wordt voor de facturen
  • Label templated: Template gebruik voor de kunst labels voor galerie/exposities/beurs etc.
  • Contract templates: Template gebruikt voor particulier / zakelijk contract gebruikt bij het maken van overeenkomst kunstuitleen

 

E-mail templates

  • Factuur: Factuur versturen via mail
  • Incassocontract: Versturen van contract t.b.v. nieuw of gewijzigde kunstuitleen