Veel statussen zijn vanzelfsprekend, voor enkele een korte toelichting:
Ongeldig: Is het kunstwerk permanent niet meer beschikbaar (verkocht of uit collectie) dan krijgt deze de status “Ongeldig”
Misplaatst: Werk je met meerdere vestigingen (optioneel) en het kunstwerk is niet in de juiste vestiging dan krijgt deze de status “Misplaatst”
Wacht: Is het kunstwerk tijdelijk niet beschikbaar (verhuurd/uitgeleend of tijdelijk uit collectie) dan krijgt deze de status “Wacht”
Afgesloten: Is een reservering in Artbiz afgesloten dan krijgt deze de status afgesloten
Toegekend: Een kunstwerk kan door meerdere klanten gereserveerd worden. Het is alleen mogelijk om deze aan één klant tegelijkertijd toe te kennen. Hiermee voorkom je dat toegekende kunstwerken ook aan andere klanten worden aangeboden.
Kunstwerken die gereserveerd worden zijn niet meer beschikbaar voor verkoop of verhuur. Het afhandelen van de reservering moet via de reservering gebeuren en niet via het kunstwerk.
Bevat alle details van de reservering
Bevat een beknopte weergave van de klantgegevens
Klik op het klantnummer om naar de klant te gaan
Alleen zichtbaar als het kunstwerk op dat moment verhuurd is
Laat de start- en geplande einddatum van de verhuur zien.
Op basis hiervan kan besloten worden om het kunstwerk eventueel retour te vragen aan de klant.
Klik op de klantnaam om naar de klant te gaan.
Bevat de interne memo’s
De acties worden pas zichtbaar nadat een reservering is toegewezen. Altijd eerst toewijzen, daarna actie ondernemen.
Elk kunstwerk kan maar één toegewezen reservering hebben. Is deze al aan een andere klant toegewezen dan zal die reservering eerst moeten worden aangepast om hem aan een andere klant toe te kunnen wijzen.
De reservering wordt afgesloten en de toekenning vervalt. De klant wordt hier niet automatisch over geïnformeerd.
Print een bon, deze is bedoeld als een fysieke interne referentie voor bij het kunstwerk. Wat er op de bon staat beheer je in het veldenbeheer.
Veldenbeheer > Algemene PDF templates > Reservering bon
Stuur klant een mail:
Is de status “Ongeldig” dan krijgt de klant bericht dat de reservering is komen te vervallen. Hierna zal de reservering ook worden afgesloten. De inhoud van de mail beheer je in het veldenbeheer.
Veldenbeheer > E-mail inhoud > Reservering vervallen (klant)
Is de status “Beschikbaar” dan kun je de klant informeren dat ze het kunstwerk kunnen komen ophalen. Het moment van mailen wordt bij de reservering opgeslagen onder “Meldingsdatum”. In inhoud van de mail beheer je in het veldenbeheer.
Veldenbeheer > E-mail inhoud > Reservering beschikbaar (klant)
Klik je hierop dan wordt een nieuwe factuur aangemaakt. Op deze factuur zijn klant en kunstwerk al gevuld. Je hebt nog de mogelijkheid om dingen op de factuur aan te passen / toe te voegen.
Na het aanmaken van de verkoop wordt de reservering automatisch afgesloten.
Klik je hierop dan wordt een nieuwe verhuur aangemaakt. Zowel klant als kunstwerk zijn ingevuld. Je hebt nog de mogelijkheid om verhuur details aan te passen of extra kunstwerken toe te voegen.
Na het aanmaken van de verhuur wordt de reservering automatisch afgesloten.
